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助成事業と既存事業の書類は別々に管理する

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審査に通って説明会に出席した後は、いよいよ助成事業がスタートしますが、ここで注意したいのが書類の管理方法です。

 

というのも、助成事業に関わる書類については、通常の経理処理とは異なる場合が多いので、事業主本人はもちろんですが、経理担当者などにもしっかり周知させておく必要があります。

 

決められたルールを無視した処理をしてしまうと、助成金が減額されたり、ひどい場合は取り消されることもあります。

 

助成事業で使うものを購入したり外注するとき、既存事業で付き合いのある取引先に依頼する場合が多いでしょう。

 

このとき、同じ時期に助成事業の機器と既存事業の機器を購入すると、同じ伝票にまとめられて請求書が届きます。

 

しかし、これは助成事業では認められていません。請求書などの必要書類は、助成事業で購入するもののみで1つの伝票にしなければなりません。

 

この場合、1つの取引先でも、助成事業用と既存事業用の2種類の請求書を発行してもらうことになります。

 

取引先へは、前もって助成事業であることを伝えておき、伝票も分けて処理してもらうようにお願いしておきましょう。

 

必要な伝票とその管理方法

 

助成事業では、既存事業では使わなかった多くの伝票が必要になります。具体的には、「見積書」「契約書」「発注書」「仕様書」「納品書」「検収書」「請求書」「振込票」などです。そして、完了報告のための書類(伝票)の原本と副本です。

 

人件費が発生する場合、担当者ごとに「日報」「週報」が必要になります。出勤簿や賃金台帳なども用意して、助成事業のどのような作業に従事したのかを詳細に記録します。

 

伝票は通し番号を付けてしっかり管理していきましょう。機器・設備費の購入であれば、「助 - 機 - 見積書1」「助 - 機 - 発注書2」などのようにして、それを「機械設備費」のファイルにまとめます。

 

また、原材料費などは、納品時や開封時、設置時にその証拠写真が必要となります。未開封の梱包状態、開封時の状態、梱包物一式、型番シールなどを撮影します。開封後は通し番号のシールを張り、再度撮影します。

 

機器を設置したら、事業所のどの位置に設置されているかがわかるように全体的な写真を撮影します。撮影した写真は印刷して伝票といっしょに保管しましょう。

 

以上については、審査後に案内される事務取扱説明会でも詳しい説明があります。はじめはかなり大変な作業だと思いますが、これも助成金を適正に利用している証拠を示すために必要なことです。

 

 
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